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Datenschutz

Transparent, was mit deinen Daten passiert.

Kurz gesagt: sxMail ist ein Postfach, kein Datensammler. Ich, Dennis Parsch, betreibe den Dienst allein auf eigener Hardware in Deutschland, ich analysiere deine Mails nicht, ich verkaufe nichts weiter, und es gibt kein Tracking. Alles Weitere steht hier, geordnet nach dem, was du tatsächlich benutzt. Was genau technisch dahinter läuft, zeigt die Seite Technik offen erklärt.

Stand: 10. September 2026

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Dennis Parsch
Pater-Frey-Ring 67
86698 Oberndorf
Deutschland
E-Mail: info@sxmail.de

Einen Datenschutzbeauftragten habe ich nicht, dazu bin ich nicht verpflichtet. Für alle Fragen zum Datenschutz schreib mir direkt.

2. Die Grundsätze

  • Eigene Server in Deutschland. Alle Daten liegen auf Servern, die ich selbst betreibe, in Rechenzentren in Deutschland. Kein Cloud-Anbieter hat Zugriff.
  • Keine Auswertung. Ich lese deine Mails nicht, werte sie nicht aus und bilde keine Profile. Die einzige automatische Verarbeitung von Mailinhalten ist der Spamfilter (siehe Punkt 5). Technisch habe ich als Betreiber Zugriff auf die Server; in ein Postfach schaue ich nur, wenn du mich ausdrücklich darum bittest (siehe "Hilfe bei Fehlern" in Punkt 5).
  • Keine Weitergabe. Ich gebe Daten nicht an Dritte weiter, außer das Gesetz verpflichtet mich dazu oder es ist technisch nötig, damit eine Mail beim Empfänger ankommt.
  • Kein Tracking. Keine Analyse-Tools, keine Werbe-Cookies, keine Drittanbieter-Skripte, keine externen Schriften.
  • Verschlüsselte Verbindungen. Jede Verbindung zu sxMail ist mit TLS verschlüsselt.

3. Wenn du die Webseite besuchst

Server-Logs

Beim Aufruf jeder Seite speichert der Webserver automatisch: aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem, die zuvor besuchte Seite (Referrer) und deine IP-Adresse. Sitzungs-Tokens werden aus den Logs entfernt, bevor sie geschrieben werden.

Zweck: Betrieb, Fehlersuche und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: höchstens 7 Tage, danach werden die Logs gelöscht. Nur wenn ein konkreter Angriff aufgeklärt werden muss, bewahre ich die betreffenden Einträge bis zur Klärung auf.

Cookies und lokaler Speicher

Die Webseite setzt genau ein Cookie: sxmail_lang mit deiner gewählten Sprache, damit der Server die Seiten gleich in der richtigen Sprache ausliefert. Es enthält nichts, was dich identifiziert. Daneben nutzt die App den lokalen Speicher deines Browsers (localStorage und IndexedDB) für Einstellungen, den Anmeldestatus, den Cache der Mailliste und einen mitgebrachten Empfehlungscode. Das bleibt auf deinem Gerät, wird nicht an Dritte übertragen und du kannst es jederzeit in den Browsereinstellungen löschen. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil es für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist.

Was nicht passiert

Keine Reichweitenmessung, keine Social-Media-Plugins, keine Werbenetzwerke, keine Schriften oder Skripte von fremden Servern. Die Webseite lädt nichts von Dritten.

4. Wenn du mir schreibst

Über das Kontaktformular oder per E-Mail an info@sxmail.de landen deine Angaben (E-Mail-Adresse, Nachricht, bei einer Kontoanfrage auch ein Empfehlungscode) in meinem Postfach. Ich nutze sie ausschließlich, um dir zu antworten und die Anfrage zu bearbeiten. Das Kontaktformular schützt ein selbst gebautes Rechen-Captcha ohne externen Dienst; dabei wird deine IP-Adresse kurz gegen ein Absendelimit geprüft, aber nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage vor einem Vertrag) und lit. f (Abwehr von Spam). Speicherdauer: bis die Anfrage erledigt ist; abgeschlossene Anfragen lösche ich spätestens nach zwei Jahren.

5. Wenn du ein Postfach bei sxMail hast

Deine Daten im Postfach

In deinem Postfach liegen deine E-Mails, Kalender, Kontakte, Notizen und Dateien. Sie gehören dir. Ich verarbeite sie nur, um den Dienst zu erbringen: speichern, zustellen, synchronisieren, anzeigen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag). Dazu kommen die Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), von dir angegebene Anzeigename und optionale Angaben wie eine Wiederherstellungsadresse, deine sxMail-ID und dein Empfehlungscode.

Sitzungen und Geräte

Beim Anmelden entsteht eine Sitzung. Dazu speichere ich ein zufälliges Token, den Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Nutzung sowie die IP-Adresse, damit du in den Einstellungen sehen kannst, wo du angemeldet bist, und fremde Sitzungen beenden kannst. Deine Zugangsdaten bleiben auf dem Server; der Browser bekommt nur das Token. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Speicherdauer: bis du dich abmeldest oder die Sitzung abläuft.

Spamfilter

Eingehende Mails prüft der Spamfilter (rspamd) automatisch auf Merkmale von Spam, Phishing und Schadsoftware. Er lernt aus deinen eigenen Markierungen "Spam" und "kein Spam". Das ist die einzige automatische Auswertung von Mailinhalten, und sie dient allein deinem Schutz. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Mails an andere Anbieter

Wenn du eine Mail an eine fremde Adresse schickst, muss sie den Server des Empfängers erreichen. Diese Übermittlung ist der Zweck des Dienstes; ob der Empfänger in der EU sitzt, bestimmst du mit der Adresse. Wo möglich, wird der Transport verschlüsselt (TLS).

Fremde Konten, die du verbindest

Du kannst Postfächer anderer Anbieter in sxMail einbinden. Dann speichert der Server die dafür nötigen Zugangsdaten oder OAuth-Token und ruft in deinem Auftrag Mails, Kalender und Kontakte bei diesem Anbieter ab. Bei Google und Microsoft läuft die Anmeldung über deren OAuth-Verfahren, dein Passwort erfahre ich dabei nicht. Diese Verarbeitung passiert nur, wenn du das Konto selbst hinzufügst, und endet, wenn du es entfernst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bilder in Mails

Bilder aus fremden Mails lädt ein Proxy auf meinem Server, nicht dein Browser. Der Absender sieht so weder deine IP-Adresse noch deinen Browser. Der Proxy reicht die Bilder nur durch und speichert sie nicht; dein Browser darf sie bis zu einer Stunde zwischenspeichern.

Hilfe bei Fehlern

Manchmal lässt sich ein Fehler nur in deinem Postfach nachvollziehen. Dann frage ich dich, und nur wenn du ausdrücklich zustimmst, melde ich mich in deinem Postfach an. Ich beschränke mich dabei auf das, was für die Fehlersuche nötig ist, kopiere nichts und sage dir, wenn ich fertig bin. Du kannst die Erlaubnis jederzeit zurückziehen. Rechtsgrundlage: deine Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Push-Benachrichtigungen

Wenn du Benachrichtigungen im Browser einschaltest, geht ein Hinweis auf neue Mails über den Push-Dienst deines Browserherstellers (zum Beispiel Google, Mozilla oder Apple). Der Hinweis ist Ende-zu-Ende verschlüsselt, der Push-Dienst sieht nur, dass eine Nachricht kommt, nicht ihren Inhalt. Das ist die einzige Stelle, an der ein Dritter technisch beteiligt ist, und sie ist freiwillig: ohne deine Zustimmung im Browser passiert nichts. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit in den Browser- oder App-Einstellungen widerrufbar.

KI-Funktionen

Zusammenfassen, Antwortvorschläge, Diktat und Vorlesen laufen auf meiner eigenen Hardware mit selbst gehosteten Modellen. Es gibt keine Verbindung zu externen KI-Anbietern. Eine KI-Funktion verarbeitet nur die Mail oder den Text, den du ihr gerade gibst, und nur, wenn du sie ausdrücklich auslöst. Nichts davon wird gespeichert oder zum Training verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Empfehlungen

Jedes Postfach hat einen Empfehlungscode. Wer über deinen Link zur Registrierung kommt, sieht deinen Namen oder deine sxMail-ID; das kannst du in den Einstellungen abschalten. Wird ein Konto über deinen Code angelegt, sehe ich diese Verbindung, und du siehst in deinen Einstellungen, welche Konten über dich gekommen sind. Der Zweck ist Schutz vor Missbrauch bei der Registrierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Fehlerberichte

Wenn in der App oder auf dem Server ein Fehler auftritt, geht ein technischer Bericht an meine eigene Fehlerdatenbank (errors.sxmail.de), nicht an einen Drittanbieter. Er enthält die Fehlermeldung, den Ort im Code, Browser und Version, aber keine Mailinhalte, keine Passwörter und keine bewusst erfassten persönlichen Daten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: bis der Fehler behoben ist, höchstens 90 Tage.

Passwort vergessen

Für die Wiederherstellung kannst du eine zweite E-Mail-Adresse hinterlegen. Sie wird nur für den Versand eines Wiederherstellungslinks genutzt. Der Link ist einmalig und kurz gültig.

Wie lange ich deine Daten aufbewahre

So lange du dein Postfach hast. Mails, die du löschst, sind nach dem Leeren des Papierkorbs weg. Wenn du dein Konto kündigst, lösche ich Postfach und Kontodaten spätestens 30 Tage danach vollständig, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Sichere dir vorher, was du behalten willst.

6. Die Apps für Desktop und Android

Die Desktop-App und die Android-App zeigen dieselbe Anwendung wie der Browser und sprechen ausschließlich mit meinen Servern. Die Desktop-App prüft beim Start, ob es ein Update gibt; dabei wird nur die Versionsnummer abgefragt. Systembenachrichtigungen werden lokal auf deinem Gerät erzeugt.

7. Spenden

Der Spendenlink führt zu PayPal. Erst wenn du ihn anklickst, verlässt du sxMail; ab dann gilt die Datenschutzerklärung von PayPal. Ich erfahre von PayPal nur, dass und wie viel gespendet wurde.

8. Empfänger und Drittländer

Innerhalb von sxMail habe nur ich Zugriff auf die Systeme. Auftragsverarbeiter setze ich nicht ein. Daten verlassen die EU nur in den Fällen, die du selbst auslöst: eine Mail an einen Empfänger außerhalb der EU, ein von dir eingebundenes Konto bei einem Anbieter außerhalb der EU, Push-Benachrichtigungen über den Push-Dienst deines Browserherstellers oder ein Klick auf den Spendenlink. Behörden erhalten Daten nur, wenn ich gesetzlich dazu verpflichtet bin (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

9. Deine Rechte

Du hast gegenüber mir das Recht auf:

  • Auskunft über die Daten, die ich zu dir verarbeite (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
  • Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): deine Mails, Kalender und Kontakte kannst du jederzeit selbst per IMAP, CalDAV und CardDAV mit jedem Programm abholen,
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO),
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig für mich ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

Schreib dazu an info@sxmail.de, am besten aus deinem sxMail-Postfach heraus: So weiß ich, dass die Anfrage wirklich von dir kommt, denn Auskunft über ein Postfach gebe ich nur seinem Inhaber. Kommt die Anfrage von einer fremden Adresse, frage ich nach einem Nachweis. Die Daten deines Kontos kannst du außerdem jederzeit selbst in den Einstellungen unter "Verhalten", Karte "Meine Daten", als Datei herunterladen; Mails, Kalender und Kontakte holst du per IMAP, CalDAV und CardDAV mit jedem Programm ab. Du musst mir keine Daten geben; ohne E-Mail-Adresse kann ich dir aber kein Postfach einrichten und nicht antworten.

10. Änderungen

Wenn sich am Dienst etwas ändert, das diese Erklärung betrifft, passe ich sie an und aktualisiere das Datum oben. Bei Änderungen, die dich betreffen, informiere ich dich per E-Mail.